Thông báo ban hành quy cách và quy trình cấp giấy chứng nhận cho đoàn viên, SV khi tham gia các hoạt động do Đoàn Hội SV các cấp tổ chức

THÔNG BÁO
V/v ban hành quy cách và quy trình cấp giấy chứng nhận cho đoàn viên, sinh viên khi tham gia các hoạt động do Đoàn Hội Sinh viên các cấp tổ chức

_____________

Căn cứ tình hình thực tế trong công tác Đoàn và phong trào thanh niên, công tác Hội và phong trào sinh viên các cấp trong trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh;

Nhằm đảm bảo công tác cấp, phát giấy chứng nhận cho đoàn viên, sinh viên khi tham gia các hoạt động do Đoàn - Hội Sinh viên các cấp tổ chức được diễn ra đúng quy trình. Ban Thường vụ Đoàn trường ban hành quy cách và quy trình cấp giấy chứng nhận cụ thể như sau:

I. QUY CÁCH GIẤY CHỨNG NHẬN:

I.1. Đối với “Giấy chứng nhận tham gia các hoạt động cấp trường”:

Các hoạt động cấp trường bao gồm các hoạt động về học thuật, nghiên cứu khoa học, văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao và tình nguyện do Đoàn trường hoặc Hội Sinh viên trường trực tiếp tổ chức. Khi tham gia các hoạt động này thì sinh viên sẽ được cấp giấy chứng nhận theo quy định của mỗi chương trình với quy cách cụ thể như sau:

- Các hoạt động về học thuật, nghiên cứu khoa học cấp trường sẽ có quy cách như mẫu 1A.

- Các hoạt động về tình nguyện và công tác xã hội cấp trường sẽ có quy cách như mẫu 1B.

- Các hoạt động về văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao cấp trường sẽ có quy cách như mẫu 1C.

Lưu ý: Quy cách trên hiện lấy mẫu theo cách bố trí văn bản của Đoàn trường và logo Đoàn, còn nếu các hoạt động của Hội Sinh viên trường tổ chức thì sẽ điều chỉnh theo cách bố trí văn bản theo quy định của Hội Sinh viên trường và logo Hội sinh viên nhưng vẫn giữ trên nền họa tiết và logo trường chìm bên trong như của mẫu Đoàn trường.

Giấy chứng nhận có thể được in màu hoặc in trắng đen, in kích thước A5 hoặc A4 tùy thuộc vào điều kiện kinh phí của mỗi chương trình và chỉ có giá trị khi theo quy cách như trên, có đầy đủ thông tin của sinh viên, có chữ ký của người có thẩm quyền ký và được Văn phòng Đoàn – Hội trường đóng dấu xác nhận.

Ngoài ra các hoạt động khác do Thành đoàn Tp. Hồ Chí Minh tổ chức như Xuân Tình nguyện, Mùa hè xanh, Hội thao sinh viên cấp Thành phố… thì đoàn viên, sinh viên khi tham gia sẽ được cấp giấy chứng nhận theo quy cách của cấp Thành ban hành.

I.2. Đối với “Giấy chứng nhận tham gia các hoạt động cấp Khoa - CLB Đội Nhóm thuộc Hội Sinh viên trường”:

Các hoạt động cấp Khoa - CLB Đội Nhóm thuộc Hội Sinh viên trường bao gồm các hoạt động về học thuật, nghiên cứu khoa học, văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao và tình nguyện do Đoàn khoa, Liên Chi hội Sinh viên khoa hoặc CLB Đội Nhóm thuộc Hội Sinh viên trường trực tiếp tổ chức. Khi tham gia các hoạt động này thì sinh viên sẽ được cấp giấy chứng nhận theo quy định của mỗi chương trình với quy cách cụ thể như sau:

- Các hoạt động về học thuật, nghiên cứu khoa học cấp khoa/ CLB-Đội- Nhóm sẽ có quy cách như mẫu 2A.

- Các hoạt động về tình nguyện và công tác xã hội cấp khoa/ CLB-Đội- Nhóm sẽ có quy cách như mẫu 2B.

- Các hoạt động về văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao cấp khoa/ CLB-Đội- Nhóm sẽ có quy cách như mẫu 2C.

Lưu ý:

Quy cách trên hiện lấy mẫu theo cách bố trí văn bản của Đoàn trường quy định và logo Đoàn, quy cách này chỉ áp dụng đối với Đoàn khoa hoặc Đoàn Viện IEC,

Nếu các hoạt động của Liên Chi hội Sinh viên khoa tổ chức thì sẽ điều chỉnh lại cách bố trí văn bản trên các mẫu giấy chứng nhận theo quy định của Hội Sinh viên trường và logo Hội sinh viên nhưng vẫn giữ trên nền họa tiết và logo trường chìm bên trong như của mẫu Đoàn trường ban hành.

Nếu các hoạt động của CLB Đội Nhóm thuộc Hội Sinh viên trường tổ chức thì sẽ điều theo cách bố trí văn bản trên các mẫu giấy chứng nhận theo quy định của Hội Sinh viên trường và logo Hội sinh viên, có thể kèm theo logo CLB – Đội – Nhóm (nếu có) phía sau logo Hội Sinh viên (kích thước phải bằng logo Hội SInh viên) nhưng vẫn giữ trên nền họa tiết và logo trường chìm bên trong như của mẫu Đoàn trường ban hành.

Giấy chứng nhận có thể được in màu hoặc in trắng đen, in kích thước A5 hoặc A4 tùy thuộc vào điều kiện kinh phí của mỗi chương trình và chỉ có giá trị khi theo quy cách như trên, có đầy đủ thông tin của sinh viên, có chữ ký của người có thẩm quyền ký và phải được chuyển về Văn phòng Đoàn – Hội trường cho Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng Đoàn – Hội trường hoặc đại diện Thường trực Đoàn – Hội trường ký tên đóng dấu xác nhận chữ ký của người ký giấy cấp cơ sở.

>> Tải mẫu tại đây

II. QUY TRÌNH BAN CẤP, PHÁT GIẤY CHỨNG NHẬN:

Quy trình cấp phát giấy chứng nhận được quy định cụ thể như sau:

Bước 1: Khi Sinh viên tham gia các hoạt động như đã nêu ở mục I, nằm trong đối tượng được cấp phát giấy chứng nhận theo quy định của từng chương trình thì cơ sở tổ chức hoạt động sẽ lập danh sách sinh viên tham gia với đầy đủ thông tin như trên quy cách giấy chứng nhận hoặc sinh viên sẽ đăng ký tham gia các chương trình trước (nếu như chương trình đó có thông báo đăng ký trước) và cũng điền đầy đủ thông tin theo quy định.

Bước 2: Cơ sở phụ trách cấp phát giấy chứng nhận sẽ đối chiếu danh sách đã đăng ký trước với số lượng sinh viên tham gia thực tế và chốt lại danh sách đoàn viên, sinh viên tham gia để được cấp phát giấy chứng nhận sau khi chương trình đó kết thúc theo quy định.

Bước 3: Cơ sở phụ trách tổ chức chương trình sẽ điền đầy đủ thông tin của đoàn viên, sinh viên tham gia chương trình theo đúng danh sách đã chốt sau cùng vào trong giấy chứng nhận (có thể điền vào bằng cách viết tay hoặc đánh máy, khuyễn khích cơ sở phụ trách đánh máy).

Bước 4: Cơ sở phụ trách ký tên vào giấy chứng nhận như sau:

- Đối với hoạt động của Đoàn trường thì do Bí thư hoặc Phó Bí thư Đoàn trường ký.

- Đối với hoạt động của Hội Sinh viên trường thì do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội Sinh viên trường ký.

- Đối với hoạt động của Đoàn khoa, Đoàn Viện IEC thì do Bí thư hoặc Phó Bí thư Đoàn khoa, Đoàn Viện IEC ký.

- Đối với hoạt động của Liên Chi hội Sinh viên khoa, Liên Chi hội Sinh viên Viện IEC thì do Liên Chi hội trưởng hoặc Liên Chi hội phó ký.

- Đối với hoạt động của CLB – Đội – Nhóm thuộc Hội Sinh viên trường thì sẽ do Chủ nhiệm/ Đội trưởng/Nhóm trưởng hoặc Phó Chủ nhiệm/ Đội phó/Nhóm phó ký.

Bước 5: Xác nhận và đóng dấu (dành cho các giấy chứng nhận thuộc mục I.2):

Các giấy chứng nhận cấp Khoa - CLB Đội Nhóm thuộc Hội sinh viên trường sau khi được người có thẩm quyền cùng cấp ký thì sẽ chuyển về Văn phòng ký tên và đóng dấu xác nhận chữ ký của người có thẩm quyền ở cơ sở ( Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng Đoàn – Hội trường hoặc đại diện Thường trực Đoàn – Hội trường ký theo quy định). Khi tập hợp giấy chứng nhận thì cơ sở phải kèm theo danh sách cấp giấy chứng nhận theo quy định của Bước 2 và 3 ở mục này để Văn phòng Đoàn – Hội trường kiểm tra đối chiếu giữa thông tin trên giấy chứng nhận và thông tin trong danh sách.

Lưu ý: Văn phòng Đoàn  - Hội trường sẽ không đóng dấu cho các Giấy chứng nhận không có điều đầy đủ thông tin sinh viên, không có chữ ký của cơ sở và thông tin không trùng khớp với danh sách mà cơ sở gửi.

Bước 6: Tiến hành cấp phát cho sinh viên theo quy định.

Ngoài ra các cơ sở Đoàn - Hội trực thuộc có thể dựa trên thông báo này để soạn hướng dẫn cho các Chi đoàn, Chi hội trực thuộc cơ sở mình để làm giấy chứng nhận cấp Lớp, cấp Chi đoàn, cấp Chi hội nhưng vẫn phải đảm bảo tính khách quan và có xác nhận của Đoàn cơ sở như các mục của thông báo quy định.

Trên đây là thông báo ban hành quy cách và quy trình cấp giấy chứng nhận cho đoàn viên, sinh viên khi tham gia các hoạt động do Đoàn Hội Sinh viên các cấp tổ chức, Ban thường vụ Đoàn trường đề nghị các cơ sở Đoàn nghiêm túc thực hiện những quy định như trên.

Ban thường vụ Đoàn trường sẽ báo cáo với Đảng ủy trường và chuyển thông báo này về Nhà trường mà trực tiếp là Phòng Công tác Chính trị và QLSV để phối hợp trong công tác cung cấp minh chứng cho sinh viên khi tham gia các hoạt động cấp trường và xét điểm rèn luyện sinh viên.